Moloni
Configuração e uso da integração com a plataforma de faturação Moloni
O que é a plataforma Moloni?
Moloni é uma plataforma de faturação que permite a companhias manterem as suas contas de acordo com a legislatura em vigor se forem baseadas em países que seguem as normas internacionais de contabilidade SAF-T.
Benefícios da integração
De modo a facilitar o uso do sistema Nexudus nestes países, desenvolvemos a integração com esta plataforma, permitindo que faturas criadas pelo nosso sistema possam ser facilmente transferidas e assim cumpram com as leis em vigor no país em causa.
Configurar a integração Nexudus - Moloni
Primeiro terá que criar uma conta em ambas as plataformas. Depois de ter os detalhes de ambas as contas, terá que aceder à sua conta Nexudus e navegar até Settings > Integrations e clicar na opção Moloni na secção de "Accounting Systems". Em seguida, clique em "Connect with Moloni".
A este ponto será redireccionado para a página de autenticação Moloni. Insira as credenciais da sua conta Moloni.
No ecrã seguinte terá que dar acesso à sua conta Moloni à nossa plataforma. Será em seguida redireccionado de volta à nossa plataforma, verá o ecrã abaixo com o estado "Connected".
A ligação com Moloni expira após 14 dias sem uso, pelo que se não transferir qualquer fatura durante duas semanas terá que restabelecer a ligação usando o botão "Reconnect with Moloni".
Neste ecrã há também duas outras opções que pode configurar para a integração:
Moloni company to link with (companhia no sistema Moloni para ligação) - Se tiver mais do que um espaço dentro da sua conta Nexudus, pode aliar cada espaço a uma conta diferente dentro da plataforma Moloni, de modo a manter a faturação separada. De contrário selecione a opção com que criou a sua conta Moloni.
Initial status of transferred invoices (estado inicial das faturas transferidas) - Duas opções, provisional (provisória) e finalized (finalizada).
Faturas transferidas como finalizadas não podem ser alteradas ou removidas da plataforma Moloni, pelo que desaconselhamos o uso desta opção. Faturas provisórias podem ser alteradas ou removidas do sistema Moloni em caso de qualquer erro, e podem também ser finalizadas na plataforma Moloni se tudo for transferido corretamente, pelo que esta opção será a mais indicada para a maioria dos casos.
Todos os dados necessários para a transferência de faturas entre os sistemas serão criados quando necessário, excepto Tax Rates (impostos e taxas). Estes dados têm configurações muito específicas no sistema Moloni, de modo a cumprir com as leis em vigor, pelo que terá que criá-los manualmente e utilizar os mesmos dados para as taxas na plataforma Nexudus (nome e valor percentual).
Produtos inseridos em faturas têm obrigatoriamente que ter uma Tax Rate que esteja presente nos dois sistemas, de contrário a transferência da fatura será rejeitada pelo sistema Moloni. No caso de produtos isentos de impostos e taxas, terá que criar um imposto com valor 0 e utilizar este imposto nos produtos isentos.
Transferir faturas
Após seguir as instruções de configuração acima poderá começar a transferência de faturas entre os sistemas. Para isso, navegue até Finance > Invoices e seleccione as faturas que pretende transferir. No menu à esquerda selecione a opção "Transfer to Moloni". Após confirmar, a transferência será iniciada.
Dependendo do número de faturas a transferir, esta operação pode demorar até alguns minutos. Se a transferência for efectuada com sucesso, ao refrescar a página um novo identificador aparecerá à esquerda na tabela, com a descrição "IN MOLONI".
A transferência entre os sistemas não é instantânea, pelo que terá que esperar pelo menos alguns segundos antes de refrescar a página. Se transferír várias faturas de uma vez, estas serão transferidas em sequência, pelo que o identificador poderá não aparecer em todas se refrescar a página antes do fim da transferência.
Erros na transferência de faturas
É possível que ao tentar transferir faturas o identificador "IN MOLONI" não apareça após refrescar a página. Isto significa que alguma informação com a fatura pode estar incorreta ou incompleta. Para confirmar o erro, navegue até Settings > Users and Security > Logs. Nesta tabela poderá ver o estado da transferência para cada uma das faturas selecionadas, e se alguma fatura não for transferida a razão será exposta aqui. Abaixo demonstramos o exemplo de onde um imposto/taxa não foi criado corretamente nas duas plataformas (valores percentuais diferentes) antes da transferência, pelo que a plataforma Moloni rejeita a fatura.
Faturas terminadas em erro não afetam a transferência de outras faturas quando transfere várias em sequência. Se uma fatura falhar, a plataforma Nexudus prossegue para a fatura seguinte até finalizar a sequência de faturas selecionada.
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